V COFFEEBREAK s.r.o. respektujeme soukromí všech subjektů dat, se kterými jsme v kontaktu, a to bez ohledu na to, zda osobní údaje zpracováváme sami nebo pomocí jiných subjektů. Je pro nás důležité, abyste věděli, které osobní údaje o vás zpracováváme, proč to děláme a jaké jsou vaše práva. Proto vás žádáme, abyste si přečetli toto prohlášení, které vám poskytne více informací o zpracování vašich osobních údajů.
| Oblasť | Činnosť | Typy osobných údajov |
| Zaměstnanecký IS | Nástup - plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s uzavřením pracovní smlouvy nebo dohody o práci vykonávané mimo pracovní poměr | Titul, jméno, příjmení, rodné příjmení, předchozí příjmení, trvalé bydliště, přechodné bydliště, datum narození, rodné číslo, kopie VP, číslo účtu, zdravotní pojištění, pohlaví, místo narození, národnost, rodinný stav, důchody a invalidita, tel. číslo, email, rodinné údaje (partner a děti), kvalifikace (škola, obor), vzdělání, v případě oprávněné osoby soukromá mailová adresa za účelem absolvování školení o ochraně OÚ, prohlášení poplatníka o dani + údaje o daňovém bonusu k dítěti, údaje o insolvenci a exekuci
|
| Zaměstnanecký IS | Zpracování mzdové agendy | Titul, jméno, příjmení, název pracoviště, pracovní fond, fix. a variab. složka mzdy, docházka, dovolená, srážky ze mzdy, vyživovací osoby, rodné listy dětí, odvodové údaje, příspěvek na stravování, ZTP, invalidní důchody, důchody
|
| Zaměstnanecký IS | Evidence pracovní doby a docházky zaměstnanců | jméno, příjmení, titul, osobní číslo, pracovní fond, datum a čas příchodu do zaměstnání, odchodu ze zaměstnání, datum, čas a důvod opuštění pracoviště - čerpání dovolené, návštěvy lékaře, PN, OČR, neomluvené absence, mateřská, otcovská...;
|
| Zaměstnanecký IS | Pracovní zdravotní služba, BOZP, PO | jméno, příjmení, titul, datum narození, RČ, zdravotní pojišťovna, pozice, adresa místa výkonu práce, datum a čas školení, BOZP a PO, potvrzení o absolvování školení, podpis, pracovní úrazy, ZTP, místo a čas pracovního úrazu, příčinná souvislost konání a pracovního úrazu, fyzická náročnost pozice, pracovní poloha, prezenční listina, záznam z kamer pokud existuje;
|
| Zaměstnanecký IS | Ukončení a odhlašování zaměstnanců | Titul, jméno, příjmení, číslo identifikačního dokladu, datum narození, roční zúčtování záloh daně, rodné číslo, místo výkonu práce, rozsah pracovní doby, pracovní pozice, kompletní složka zaměstnance kvůli archivaci
|
| Zaměstnanecký IS | Fleet management | jméno, příjmení, pracovní funkce, oddělení, údaje určující geografickou polohu (GPS), RZ, značka a typ vozidla, VIN, údaje v knize jízd služebního motorového vozidla, email
|
| Zaměstnanecký IS | Agenda GDPR | jméno, příjmení, titul, emailová adresa, funkční zařazení, zaměstnavatel, jmenování/pověření na zpracování OÚ v souvislosti vedením GDPR dokumentace, datum absolvování školení; v případě uplatnění práv o subjektech údajů
|
| Zaměstnanecký IS | Korespondence | titul, jméno, příjmení, adresa, e-mailová adresa, tel. číslo, pracovní pozice
|
| IS Účetní agenda | Vedení účetnictví | jméno, příjmení, fakturační adresa, dodací adresa, údaje o obchodních partnerech, tel. číslo, email, IČO, DIČ, čj. účtu, trvalé bydliště
|
| Kamerové systémy | Monitoring skladových prostor | monitoring pohybu osob a vozidel, podobizna dotyčné osoby, aktivity / činnosti realizované v monitorovaném prostoru, datum a čas těchto aktivit, vstupu a odchodu z monitorované zóny;
|
| Právna agenda | Právní spory | údaje potřebné k řešení sporu/podnětu - titul, jméno, příjmení, adresa, telefonní číslo, emailová adresa, údaje o obchodních partnerech, údaje o dlužnících, resp. všechny údaje, které jsou součástí podkladů nezbytných k řešení sporu, předmět sporu;
|
COFFEEBREAK s.r.o. bude zpracovávat Vaše údaje na následující účely:
| Činnosť | Účel | Právny základ |
| Nástup - plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s uzavřením pracovní smlouvy nebo dohody o práci vykonávané mimo pracovní poměr | zpracovávání osobních údajů za účelem plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s pracovněprávním vztahem (uzavření pracovní smlouvy nebo dohody o práci vykonávané mimo pracovní poměr) | - Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy.
- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. - Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě. |
| Zpracování mzdové agendy | Zpracování osobních údajů pro účely plnění zákonných povinností zaměstnavatele - realizace mzdové povinnosti | - Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy.
- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. |
| Evidence pracovní doby a docházky zaměstnanců | Naplnění podmínek zákoníku práce (docházka) | - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. |
| Pracovní zdravotní služba, BOZP, PO | Plnění povinností vyplývající ze zvláštních předpisů z oblasti ochrany zdraví při práci | - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. |
| Ukončení a odhlašování zaměstnanců | Plnění práv a povinností vyplývajících z pracovní nebo obdobné smlouvy | - Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy.
- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. |
| Fleet management | Evidence provozu služebních motorových vozidel a vyúčtování služebních cest | - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
- Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě. |
| Agenda GDPR | Zajišťování souladu procesů a nastavení, kde dochází ke zpracování OÚ s legislativou, pravidelné školení zaměstnanců a kontrolní činnost, vyřizování práv subjektů údajů | - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. |
| Korespondence | Zasílání a přijímání listovní a elektronické dokumentace | - Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy.
- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. |
| Vedení účetnictví | zpracovávání účetní agendy podle zvláštních předpisů | - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
- Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy. |
| Monitoring skladových prostor | ochrana majetku, bezpečnosti a zdraví, odhalování kriminality na základě oprávněného zájmu provozovatele | - Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě. |
| Právní spory | Prokazování, uplatňování nebo obhajování právních nároků (právní agenda) | - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
- Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě. |
COFFEEBREAK s.r.o. jako správce může sdílet vaše údaje se třetími stranami v následujících případech:
| Činnosť | Účel | Príjemcovia |
| Nástup - plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s uzavřením pracovní smlouvy nebo dohody o práci vykonávané mimo pracovní poměr | zpracovávání osobních údajů za účelem plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s pracovněprávním vztahem (uzavření pracovní smlouvy nebo dohody o práci vykonávané mimo pracovní poměr) | - Česká správa sociálního zabezpečení
- Zdravotní pojišťovna - FALCONA Consulting s.r.o. - Finanční správa ČR |
| Zpracování mzdové agendy | Zpracování osobních údajů pro účely plnění zákonných povinností zaměstnavatele - realizace mzdové povinnosti | - Finanční správa ČR
- Exekutorský úřad - Česká správa sociálního zabezpečení - Státní úřad inspekce práce - Státní úřad inspektorátu práce - Zdravotní pojišťovna |
| Evidence pracovní doby a docházky zaměstnanců | Naplnění podmínek zákoníku práce (docházka) | - Státní úřad inspekce práce
- Státní úřad inspektorátu práce - Česká správa sociálního zabezpečení - Zdravotní pojišťovna |
| Pracovní zdravotní služba, BOZP, PO | Plnění povinností vyplývající ze zvláštních předpisů z oblasti ochrany zdraví při práci | - G U A R D 7 , v.o.s.
- Policie ČR - Soudy ČR - Státní úřad inspekce práce - Státní úřad inspektorátu práce - Státní zastupitelství ČR - MedicalHelp Česká republika s.r.o. |
| Ukončení a odhlašování zaměstnanců | Plnění práv a povinností vyplývajících z pracovní nebo obdobné smlouvy | - Finanční správa ČR
- Česká správa sociálního zabezpečení - Zdravotní pojišťovna |
| Fleet management | Evidence provozu služebních motorových vozidel a vyúčtování služebních cest | - O2 Czech Republic a.s.
- DHO s.r.o. |
| Agenda GDPR | Zajišťování souladu procesů a nastavení, kde dochází ke zpracování OÚ s legislativou, pravidelné školení zaměstnanců a kontrolní činnost, vyřizování práv subjektů údajů | - Codamore s.r.o. |
| Korespondence | Zasílání a přijímání listovní a elektronické dokumentace | - Česká pošta
- PPL CZ s.r.o. |
| Vedení účetnictví | zpracovávání účetní agendy podle zvláštních předpisů | - Soudy ČR
- Zdravotní pojišťovna - Česká správa sociálního zabezpečení - Finanční správa ČR - Moore Czech Republic s.r.o. |
| Monitoring skladových prostor | ochrana majetku, bezpečnosti a zdraví, odhalování kriminality na základě oprávněného zájmu provozovatele | - Policie ČR
- Jiné orgány státní správy - Obecní a městská policie |
| Právní spory | Prokazování, uplatňování nebo obhajování právních nároků (právní agenda) | - Policie ČR
- Soudy ČR - Česká správa sociálního zabezpečení - Státní úřad inspektorátu práce - Právnik - Mattoni 1873 a. s. interní právník, nebo externí |
V takových případech mohou tyto třetí strany zpracovávat vaše osobní údaje pouze na uvedené účely a pouze v souladu s našimi pokyny nebo platnými právními předpisy. K vašim osobním údajům budou mít přístup i naši pracovníci. V takovém případě se přístup udělí pouze tehdy, pokud je to nezbytné pro uvedené účely a jen tehdy, pokud je pracovník vázán povinností mlčenlivosti.
K vašim osobním údajům budou mít přístup oprávnění pracovníci COFFEEBREAK s.r.o., v České republice v rámci Evropské unie a Evropského hospodářského prostoru. Pokud dochází ke zpracování mimo EU, jedná se o následující případy:
| Činnosť | Účel | Krajina | Spoločnosť |
Vaše osobní údaje uchováváme pouze na omezenou dobu, přičemž k jejich vymazání dojde, když už nebudou potřebné pro účely zpracování uvedené v tomto prohlášení.
| Činnosť | Doba archivácie |
| Nástup - plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s uzavřením pracovní smlouvy nebo dohody o práci vykonávané mimo pracovní poměr | po dobu trvania zmluvného vzťahu. složky jsou archivovány (bez likvidace) |
| Zpracování mzdové agendy | dle zákona, jinak 10 let |
| Evidence pracovní doby a docházky zaměstnanců | Ve smyslu zákona |
| Pracovní zdravotní služba, BOZP, PO | Po dobu 10 let |
| Ukončení a odhlašování zaměstnanců | mzdové listy po dobu 30 let, resp. dle zákona |
| Fleet management | knihy jízd dle zákona o účetnictví |
| Agenda GDPR | po ukončení PP zaměstnance min. 5 let, v případě obchodních vztahů (zpracovatele) po ukončení smluvního vztahu, v případě uplatnění práv subjektů údajů po dobu 5 let |
| Korespondence | po dobu 5 let |
| Vedení účetnictví | akutální rok a po dobu následujících 10 let |
| Monitoring skladových prostor | 60 dní |
| Právní spory | po dobu trvání soudního sporu a dalších 5 let, mimosoudního vyrovnání ale nejvíce do zániku předmětného nároku promlčením nebo prokluzí |
Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat delší dobu v případě přetrvávajícího právního sporu, nebo pokud jste nám udělili souhlas.
Podle GDPR a zákona o ochraně osobních údajů máte určitá práva v souvislosti s jejich zpracováním. Zde je uveden seznam těchto práv, i to, co dané právo pro Vás znamená.
| Právo na přístup | Můžete si vyžádat informace o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje, včetně informací o tom:
Můžete také požádat o kopii osobních údajů, které o vás zpracováváme. Nicméně, dodatečné kopie budou zpoplatněny. |
| Právo na opravu nebo změnu | Je důležité, abychom měli o vás správné informace a žádáme vás, abyste nás upozornili, pokud je některý z vašich osobních údajů nesprávný, např. pokud jste si změnili jméno nebo pokud jste se přestěhovali. |
| Právo být zapomenut nebo právo na vymazání | Pokud zpracováváme vaše osobní údaje nezákonným způsobem, například pokud zpracováváme vaše osobní údaje déle, než je nezbytné nebo bezdůvodně, můžete nás požádat o vymazání těchto údajů. |
| Právo na omezení zpracování | Od momentu, kdy jste požádali o opravu vašich osobních údajů nebo pokud jste namítali proti zpracování a do momentu, dokud nebudeme moci problém vyšetřit nebo potvrdit přesnost vašich osobních údajů (nebo je podle vašich pokynů změnit), máte nárok na omezené zpracování. To znamená, že my (s výjimkou uchovávání osobních údajů) můžeme zpracovávat vaše osobní údaje pouze v souladu s vaším souhlasem, pokud je to nutné v souvislosti s právními nároky, na ochranu práv někoho jiného, nebo jestliže existuje významný veřejný zájem na zpracování.
Můžete také požádat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů, pokud je zpracování nezákonné, ale nechcete, abychom osobní údaje vymazali. |
| Právo namítat zpracování | Pokud se domníváte, že nemáme právo na zpracování vašich osobních údajů, můžete proti našemu zpracování namítat. V takových případech můžeme pokračovat ve zpracování pouze tehdy, pokud umíme prokázat přesvědčivé oprávněné důvody, které převáží vaše zájmy, práva a svobody. Vaše osobní údaje však můžeme vždy zpracovat, pokud je to nutné k určení, uplatnění nebo obhajobu právních nároků. |
| Právo na přenosnost údajů | Můžete požádat o to, aby Vám vaše osobní údaje, které jste nám poskytli na zpracování na základě souhlasu nebo na splnění smlouvy, byly poskytnuty v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Máte také právo požádat o přenos těchto informací na jiného správce. |
| Stažení souhlasu | V případě, že jste nám pro nějakou zpracovatelskou činnost udělili souhlas, tento souhlas je udělen dobrovolně a máte právo jej kdykoliv vzít zpět, a to jakýmkoliv způsobem. |
Pokud máte jakékoliv další otázky týkající se zpracování vašich osobních údajů, můžete nás kontaktovat, zašlete prosím e-mail na info@coffee-break.cz .